¿Qué sucede durante una llamada de flujo de trabajo?

No necesitas una hoja de ruta de IA para hablar con West Palm AI. Lo que necesitas es un problema operativo: un trabajo que toma demasiado tiempo, genera errores evitables, retrasa los ingresos o hace que el crecimiento dependa de contratar a más personas. Nuestra llamada sobre flujos de trabajo es una evaluación gratuita de 45 minutos sobre oportunidades de IA, que incluye un informe escrito de una página con las tres opciones de automatización de mayor rendimiento y lo que implementaríamos primero.

La evaluación también verifica si el servicio gestionado es adecuado. Queremos comprender el problema, a las personas afectadas, los sistemas involucrados y si el valor potencial justifica un análisis más detallado. Si existe un primer flujo de trabajo plausible, definimos el alcance de ese flujo de trabajo junto con la persona que lo ejecuta y, luego, proponemos un plan mensual para desarrollarlo y operarlo después de su lanzamiento.

Si quieres saber más sobre el modelo de servicio, lee «¿Qué son las operaciones de IA gestionadas?». Si estás comparando un equipo externo con la contratación de personal interno, lee «IA gestionada vs. contratación de un equipo de IA».

¿Por qué empezar con un solo flujo de trabajo?

La frase «Utilizar la IA en toda la empresa» es demasiado amplia como para poder implementarla o medirla. Un punto de partida útil debe tener un inicio, un final, una persona a cargo y un resultado que sea importante para la empresa. Podría tratarse de una fila de recepción de documentos, un paso de revisión que se repite o información que los empleados recopilan actualmente a mano de varios sistemas.

El primer flujo de trabajo nos ofrece una forma práctica de evaluar los aspectos económicos. ¿Con qué frecuencia se realiza la tarea? ¿Cuántas personas intervienen en ella? ¿Cuánto tiempo lleva? ¿Qué pasa cuando se retrasa o se hace mal? Esas preguntas son más importantes que si un modelo puede dar una respuesta impresionante en una demostración.

Un alcance bien definido también nos permite cotizar el servicio mensual de manera responsable. La integración con una bandeja de entrada compartida es diferente a modificar un proceso que abarca varios sistemas con permisos estrictos y muchas excepciones. Debemos comprender el trabajo antes de prometer un precio o una fecha de lanzamiento. La página de inicio describe la secuencia general: identificar un flujo de trabajo útil, desarrollarlo y lanzarlo, y luego mantenerlo en funcionamiento.

Qué abarca la evaluación de 45 minutos

La primera conversación suele ser con el dueño, el director ejecutivo (CEO), el director de operaciones (COO), el director financiero (CFO) u otro líder que sepa por qué el problema es importante para la empresa. Intentamos responder cinco preguntas:

• ¿Existe algún problema operativo significativo? Cuéntanos dónde pasa el tiempo el personal, dónde se acumulan las tareas o dónde los errores resultan costosos.
• ¿Podría la IA o la automatización ser una solución viable? Algunos problemas requieren una mejor gestión de los procesos o un software más sencillo, no un sistema de IA.
• ¿Es el valor potencial lo suficientemente grande? Buscamos un análisis financiero aproximado: tiempo ahorrado, mayor velocidad de procesamiento, reducción de errores, ingresos generados o aumento de la capacidad sin necesidad de contratar personal adicional.
• ¿Puede la organización respaldar el flujo de trabajo? Necesitamos un patrocinador, un responsable del proceso, acceso a los sistemas involucrados y alguien que pueda aprobar el resultado.
• ¿Qué oportunidades ofrecen mayor valor? Identificamos tres opciones de automatización de alto rendimiento y recomendamos cuál implementar primero.

Podemos preguntarte qué sistemas contienen los datos relevantes, quién tiene acceso a ellos y qué tan urgente es el asunto. No necesitamos credenciales ni un conjunto completo de documentos en esta primera llamada. Después de la evaluación, recibirás un informe escrito de una página sobre esos tres candidatos y nuestra recomendación. Para un prototipo y una cotización fija, se requiere un alcance acordado.

Si el ajuste no es sólido, debemos decirlo. Un responsable poco claro, un problema sin consecuencias cuantificables o una tarea que no pueda respaldarse con datos confiables tal vez requieran primero un mayor esfuerzo dentro de tu organización. Una reunión útil puede terminar con la decisión de no seguir adelante.

Qué llevar

No es necesario que sepas qué modelo o proveedor quieres. Una descripción sencilla de cómo tu equipo pasa la semana es un mejor punto de partida. Antes de la llamada, es útil pensar en:

• Una tarea repetitiva que consume el tiempo de los empleados o retrasa a los clientes.
• La persona que realiza o supervisa esa tarea.
• Los sistemas y documentos que usan hoy en día.
• Volumen aproximado, tiempo dedicado, tasa de error u otras cifras de referencia, si las tienes.
• Qué beneficio le reportaría a la empresa mejorar esa tarea.

En esta etapa, las estimaciones están bien. “Cuatro personas dedican unas cuantas horas cada semana a armar el mismo informe” es más útil que una diapositiva bien elaborada sobre un caso de uso de IA. Podemos validar las cifras cuando definamos el alcance del flujo de trabajo.

Si te resulta más fácil escribir que programar una llamada, describe el problema a través del formulario de consulta «Trabaja con nosotros ». No es necesario que tengas una especificación del proyecto.

¿Qué pasa si hay una buena compatibilidad?

Utilizamos los resultados de la evaluación para elegir un primer flujo de trabajo y, a continuación, confirmamos el alcance con la persona que realiza o supervisa el trabajo. Seguimos el proceso actual desde la entrada hasta la salida: qué llega, qué decisiones toman las personas, qué sistemas utilizan y qué excepciones interrumpen el camino normal. Podemos revisar pantallas u observar a alguien mientras realiza una tarea representativa. Se trata de una definición de alcance específica, no de un análisis técnico exhaustivo y libre.

El objetivo es comprender un flujo de trabajo lo suficientemente bien como para proponer un servicio mensual. Esa propuesta debe indicar el problema actual, el flujo de trabajo propuesto, el resultado comercial esperado, los sistemas involucrados, lo que desarrollaremos, lo que aportará su equipo, la fecha de lanzamiento, la cuota mensual y una métrica de éxito. Nuestro objetivo es enviarla entre 24 y 48 horas después de definir el alcance, una vez que se cuente con la información necesaria.

Una sola tarifa cubre ambos tipos de trabajo. Tanto la implementación (mapeo de procesos, integración, pruebas, puesta en marcha para los empleados y capacitación) como la operación posterior (alojamiento, monitoreo, mejoras en los modelos y flujos de trabajo, mantenimiento de la integración, uso previsto de los modelos, supervisión del uso y soporte durante el horario comercial) están incluidas en una sola cuota mensual, a partir de 6,000 dólares al mes. La cuota aumenta según el número de flujos de trabajo, los sistemas involucrados y el uso previsto, y la propuesta lo indica antes de que firmes.

No iniciamos un análisis técnico en profundidad solo porque alguien diga que está interesado. Una vez firmado el contrato, recopilamos datos de acceso y representativos, documentamos los casos extremos, establecemos medidas de referencia y acordamos los criterios de aceptación. Luego, desarrollamos el sistema y lo probamos en el proceso real.

¿Qué debe hacer tu equipo?

Un sistema que funcione requiere de personas de ambos lados. Por lo general, necesitamos un patrocinador ejecutivo, un responsable del proceso, un contacto técnico cuando los sistemas lo requieran y alguien autorizado para aprobar el flujo de trabajo final. Durante la incorporación, es posible que necesitemos acceso al software, credenciales de API o de administrador, documentos representativos, ejemplos de casos normales y excepciones, y requisitos de seguridad. Unas pocas horas del tiempo de los empleados durante la fase de descubrimiento y pruebas pueden evitar que construyamos el sistema basándonos en suposiciones erróneas.

Tu equipo no tiene que diseñar el sistema de IA para nosotros. Lo que sí debe hacer es mostrarnos cómo funciona y decirnos si el resultado es útil. Comenzamos con pruebas internas y, luego, dejamos que un pequeño grupo de clientes pruebe el flujo de trabajo antes de un lanzamiento más amplio. Capacitamos a las personas que lo utilizarán y supervisamos de cerca el lanzamiento.

El primer flujo de trabajo entra en funcionamiento a los 30 días de la firma. A partir de ese momento, presentamos un informe mensual de los resultados comparados con la línea de base. Las horas ahorradas, el tiempo de procesamiento, la tasa de error, la rapidez en la emisión de facturas y la rapidez de respuesta son posibles indicadores; el más adecuado depende del flujo de trabajo. Si la primera implementación genera valor, podemos discutir mejoras o un segundo flujo de trabajo. La expansión se basa en los resultados del primero.

¿Esto implica un compromiso de compra?

No. Reservar la evaluación gratuita no te compromete a firmar un contrato de gestión. La llamada puede dar lugar a una propuesta con un alcance definido, o bien puede revelar que el servicio no es adecuado para ti. Es en la propuesta donde el alcance, el precio, el cronograma, las responsabilidades del cliente y los indicadores de éxito se concretan lo suficiente como para que puedas tomar una decisión.

Sí publicamos un punto de partida: el servicio administrado comienza en 6,000 dólares al mes, el primer flujo de trabajo se pone en marcha en un plazo de 30 días y el compromiso mínimo es de 90 días. Al cumplir los 90 días, puedes darte de baja, continuar mes a mes o firmar un contrato anual opcional. Nada se renueva automáticamente a un plazo anual. Por encima del precio inicial, el alcance y el uso esperado determinan la tarifa. Un flujo de trabajo sencillo y una integración altamente regulada no deben venderse como el mismo servicio. La página de precios contiene los detalles.

Empieza por el problema operativo

Reserva una llamada sobre flujos de trabajo si puedes identificar tareas en las que tu equipo dedica demasiado tiempo. Recibirás una evaluación por escrito antes de decidir si seguir adelante. Si el proyecto encaja, definimos el alcance del primer flujo de trabajo y te proponemos un plan mensual antes de pedirte que firmes.